Ақпараттық технологиялар архив жұмысына серпін беруде

Қазіргі әлемнің келбеті тез өзгеріп келеді. Жаңа уақыттың бірден-бір белгісі – ақпараттық технологияларды дамыту, олар азаматтардың жеке өмір салтының ажырамас бөлігіне айналдырып, өндірістік қызметтің барлық салаларына орнықтыру. Мұнда архив саласы да ерекше орын алады.

Архивтердің маңызды міндеттерінің бірі мемлекеттік органдар мен азаматтарды өткен ақпаратпен қамтамасыз ету болып табылады. Архивке хабарласып, адамдар еңбек өтілі, жалақысы, оқуы, марапаттаулары, мүліктік құқықтары және басқа да көптеген мәселелер туралы архивтік анықтама ала алады. Сұраныстардың көп бөлігі аумақтық сипаттағы көптеген өзгерістерге, әкімшілік бірліктердің, кәсіпорындар мен мекемелердің атауларын өзгертуге байланысты болып келеді. Архив анықтамалары әлеуметтік кепілдіктерді қамтамасыз етуге көмектеседі, өткен сұрақтарға жауап береді. Әлемнің түкпір-түкпірінен облыстық архивке келіп түскен бірнеше мың өтініштің бірде-бірі назардан тыс қалмайды.
Архив құжаттары бойынша анықтаманы бұған дейін тек пошта байланысы арқылы немесе архивке тікелей жүгінген кезде алуға болатын. Бүгінде Қазақстан тұрғындары кез-
келген электрондық құрылғыны – дербес компьютерді, телефонды немесе планшетті пайдалана отырып, архивтік анықтамаға интернет арқылы оңай тапсырыс бере алады. Осындай заманауи өзара іс-қимылды Қазақстан Республикасы электрондық үкіметінің бірыңғай порталы қамтамасыз етеді. Осы мега-сайтпен біздің азаматтарымызға көрсетілетін жүздеген қызметтердің қатарында «Архивтік анықтамалар беру» қызметі де бар. Электрондық өтініштердің ыңғайлылығы айқын. Сауалды жеткізу уақыты азайтылады, өтініш берушілердің материалдық шығындары қысқартылады, мереке және демалыс күндерін күтпей, тәуліктің кез-келген уақытында жүгінуге болады. Өтініштердің осы тәсілі кезінде сыбайлас жемқорлық тәуекелдері іс жүзінде жойылатыны да маңызды емес.
Электрондық қызметтің танымалдығы жылдан жылға артып келеді. Облыстық мемлекеттік архивте басында электронды үкімет порталы арқылы сұраныстар сирек болып, ондаған адам ғана жүгінетін, енді олар мемлекеттік қызмет бойынша өтініштердің жартысын құрайды.
Сұраныстарды орындау – жауапты іс. Өйткені, ол адамдар мен мемлекеттік органдардың мүдделеріне байланысты. Жұмыс өте қиын. Өйткені, құжаттар қағаз тасығыштарда сақталады, қажетті мәліметтерді іздеу үшін жүздеген, кейде мыңдаған беттерді парақтауға тура келеді, бұл үлкен уақыт шығындарын талап етеді. Архив алдында бүгінгі күні жаңа ақпараттық технологиялар негізінде іздеу жұмысын оңтайландыру міндеті тұр. Әрине, құжаттардың үлкен санын цифрлау бір күн емес, тіпті бірнеше жылды керек етеді. Бірақ, белгілі бір ілгерілеулер бар. Архив қазіргі заманғы ұйымдастыру техникасымен жабдықталған, қорларды автоматтандырылған есепке алу жұмысы жүргізіледі, олар ғылыми-анықтамалық аппараттың электрондық тасымалдағыштарына ауыстырылды, «Архив қоры», «Еңбек ардагері» электрондық деректер базасы толықтырылып, құжаттарды цифрлау бойынша жұмыстар іске асырылуда. Осы мақсатта ағынды сканерлер сатып алынды.
Ақмола облысының мемлекеттік архивінде ресми интернет-сайт жұмыс істейді, оның электронды беттерінде қорлар тізімі, жолсілтеме жарияланады, қызықтырған сұрақтарға қатысты «Сұрақ-жауап» айдарында жауап алуға болады. Архивтік анықтамаларды алу үшін қажетті ақпарат «Мемлекеттік қызметтер» бөлімінде орналастырылған. Өтініштер бойынша жұмыс мониторингін қамтамасыз ету үшін «Е-акимат» электрондық базасы жұмыс істейді, ол сұрау салулардың орындалу барысының ашықтығын қамтамасыз етуге қашықтан қол жеткізуге мүмкіндік береді, олардың түсуінен бастап соңғы нәтижеге дейін, орындалу мерзімін бақылайды.
Архив саласын ақпараттандыру мәселелері қазір өте өзекті. Өйткені, еліміздің бұл саласы «Ақпараттық Қазақстан» мемлекеттік жобасын іске асыру бойынша жұмыс істейді. Архив саласында электрондық архивтердің бірыңғай жүйесін құру көзделіп отыр. Ол жеке құрам бойынша құжаттар мен Ұлттық архив қорындағы архивтік құжаттардың кез-келген түріне интернет арқылы қол жеткізуге мүмкіндік береді. Бүгінгі таңда жұмысты осы заманғы ақпараттық форматқа көшіру Ақмола облысының архив саласы үшін де басым бағыт болып қала береді.

Темірбек БАТЫРХАНОВ,
Ақмола облыстық
мемлекеттік архивінің директоры.

Пікір қалдыру

Міндетті өрістер таңбаланған Обязательные поля помечены *