Қазіргі әлем көз ілеспес жылдамдықпен тез дамып келеді. Ақпараттық технологиялар жедел дамып, олар азаматтардың жеке өмір салтының ажырамас бөлігіне айналып отыр. Қазіргі таңда өндірістік қызметтің барлық салаларында заманауи технологиялар қолданысқа енген. Бұл күнде архив саласы да заман талабына сай ақпараттық жүйедегі жаңа технологиялармен жұмыс істеуде.
Архивтердің маңызды міндеттерінің бірі – мемлекеттік органдар мен азаматтарды тарих болып қапталған, өткен күннен хабардар беретін шолу ақпаратпен қамтамасыз ету болып табылады. Архивке хабарласып, адамдар еңбек өтілі, жалақысы, оқуы, марапаттаулары, мүліктік құқықтары және басқа да көптеген мәселелер туралы архивтік анықтама ала алады. Сұраныстардың көп бөлігі аумақтық сипаттағы көптеген өзгерістерге, әкімшілік бірліктердің, кәсіпорындар мен мекемелердің атауларын өзгертуге байланысты. Архив анықтамалары әлеуметтік кепілдіктерді қамтамасыз етуге көмектеседі, өткенде болған сұрақтарға жауап береді. Әлемнің түкпір-түкпірінен облыстық архивке келіп түскен бірнеше мың өтініштен бірде-бір сұраныс назардан тыс қалмайды.
Архив құжаттары бойынша анықтаманы жақында ғана тек пошта байланыс арқылы немесе архивке тікелей жүгінген кезде алуға болатын. Бүгін Қазақстан тұрғындары кез-келген электрондық құрылғыны: дербес компьютерді, телефонды немесе планшетті пайдалана отырып, архивтік анықтамаға интернет арқылы оңай тапсырыс бере алады. Осындай заманауи өзара іс-қимылды Қазақстан Республикасы электрондық үкіметінің бірыңғай порталы қамтамасыз етеді. Осы мега-сайтпен біздің азаматтарымызға көрсетілетін жүздеген қызметтердің қатарында «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік көшірмелерді беру» қызметі де бар. Электрондық өтініштердің ыңғайлылығы айқын-сауалды жеткізу уақыты азайтылады, өтініш берушілердің материалдық шығындары қысқартылады, мереке және демалыс күндеріне кірмей тәуліктің кез-келген уақытында жүгінуге болады. Шағымдардың осы тәсілі кезінде сыбайлас жемқорлық тәуекелдері іс жүзінде жойылатыны да маңызды емес.
Электрондық қызметтің танымалдығы жылдан-жылға артып келеді. Облыстық мемлекеттік архивте бірінші рет электронды үкімет порталы арқылы сұраныстар сирек болып, бірнеше ондаған адам ғана есептелген, енді олар мемлекеттік қызмет бойынша өтініштердің жартысын құрайды.
Сұраныстарды орындау – жауапты іс, өйткені, ол адамдар мен мемлекеттік органдардың мүдделеріне байланысты. Іс өте қиын – өйткені, құжаттар қағаз тасығыштарда сақталады, қажетті мәліметтерді іздеу үшін жүздеген, кейде мыңдаған беттерді парақтауға тура келеді, бұл үлкен уақыт шығындарын талап етеді. Архив алдында бүгінгі күні жаңа ақпараттық технологиялар негізінде іздеу жұмысын оңтайландыру міндеті тұр.Әрине, құжаттардың үлкен санын цифрлау – бір күн емес, тіпті бірнеше жыл. Бірақ, белгілі бір ілгерілеулер бар: архив қазіргі заманғы ұйымдастыру техникасымен жабдықталған, қорларды автоматтандырылған есепке алу жүргізіледі, ғылыми-анықтамалық аппараттың электрондық тасымалдағыштарына ауыстырылды, «Архив қоры», «Еңбек ардагері» электрондық деректер базасы толықтырылып, құжаттарды цифрлау бойынша жұмыстар жүргізілуде, осы мақсатта ағынды сканерлер сатып алынды.
Ақмола облысының мемлекеттік архивінде ресми интернет-сайт жұмыс істейді, электронды беттерінде қорлар тізімі, жолсілтеме жарияланды, қызықтырған сұрақтарға «Сұрақ – жауап» айдарында жауап алуға болады. Архивтік анықтамаларды алу үшін қажетті ақпарат «Мемлекеттік қызметтер» бөлімінде орналастырылған. Өтініштер бойынша жұмыс мониторингін қамтамасыз ету үшін «Е-әкімдік» электрондық базасы жұмыс істейді, ол сұрау салулардың орындалу барысының ашықтығын қамтамасыз етуге қашықтан қол жеткізуге мүмкіндік береді, олардың түсуінен бастап соңғы нәтижеге дейін, сондай-ақ олардың орындалу мерзімін бақылайды.
Архив саласын цифрландыру мәселесі өте өзекті. Өйткені, республика «Ақпараттық Қазақстан» мемлекеттік жобасын іске асыру бойынша жұмыс істейді. Архив саласында электрондық архивтердің бірыңғай жүйесін құру көзделіп отыр, ол жеке құрам бойынша құжаттар мен Ұлттық архив қорындағы архивтік құжаттарының кез-келген түріне интернет арқылы қол жеткізуге мүмкіндік береді. Бүгінгі күнде де қызметті қазіргі заманғы ақпараттық форматқа көшіру жөніндегі жұмыс болып табылады және Ақмола облысының архив саласын дамыту үшін де басымдық болып қала береді.
Нәзира ИСЕНОВА,
Ақмола облыстық мемлекеттік архивінің архивтік құжаттарды пайдалану және беру бөлімінің басшысы.
