Бұған дейін біздің ел халқының көп бөлігі мемлекеттік қызметтерді әдеттегі форматта пайдалануды жөн көретін, яғни, мекемелерге жеке барып, көптеген құжаттарды қағаз түрінде жинайтын еді.
Бұл жүгіру көптеген мәселелермен қатар жүрді: кезекте тұру, әкімшілік кедергілер, өтініш берушілердің максималды уақыты, мемлекеттік қызмет көрсету мерзімінің артуы және тағы басқалары.
Қазіргі уақытта Қазақстан Республикасының азаматтары үйден шықпай-ақ, тәуліктің кез келген уақытында архивтік анықтамаға оңай және қолжетімді тапсырыс бере алады. Бұл ретте кез-келген электрондық құрылғыларды, яғни, Интернет желісіне рұқсаты бар телефонды, планшетті немесе дербес компьютерді пайдалана отырып, электрондық өтініш беруге болады.
Веб-сайт арқылы архивке жүгінетін халық www.egov.kz – «электрондық үкімет» порталының «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелері немесе архивтік үзінділер беру» мемлекеттік қызметін алуға мүмкіндігі бар. Өтініш беру арқылы адамдар еңбек өтілі, жалақысы, оқуы, марапаттары, мүліктік құқықтары және басқа да көптеген мәселелер бойынша архивтік анықтама ала алады.
Электрондық қызметтің танымалдығы жылдан-жылға артып келеді, өйткені, ол сұранысты жеткізу уақытын, өтініш берушілердің материалдық шығындарын азайтуға, сізге мереке және демалыс күндеріне қарамастан, ыңғайлы кез-келген жерден жүгінуге мүмкіндік береді. Электрондық өтініштердің тиімділігі айқын, мұны статистикалық деректер растайды.
Мәселен, Ақмола облысының мемлекеттік архиві 2022 жылы жеке және заңды тұлғалардың әлеуметтік-құқықтық, тақырыптық және генеалогиялық сипаттағы 3015 өтінішін орындады. Осы сұраулардың басым бөлігі мемлекеттік архивке «Электрондық үкімет» порталы арқылы келіп түсті.
«Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелері немесе архивтік үзінділер беру» мемлекеттік қызметін көрсету кезінде қызмет беруші мынадай нормативтік құжаттарды: Қазақстан Республикасының 2020 жылғы 29 маусымдағы №350 Әкімшілік рәсімдік-процестік кодексін; «Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер туралы» 2013 жылғы 15 сәуірдегі Қазақстан Республикасының Заңын, «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы №326-1 Заңын, Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2020 жылғы 29 мамырдағы №159 бұйрығымен бекітілген «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелері немесе архивтік үзінділер беру» мемлекеттік қызмет көрсету қағидаларын, сондай-ақ, басқа да нормативтік және құқықтық актілерін басшылыққа алады.
Оның барысында осы мемлекеттік қызметті көрсетудің тек үш тәсілі бар. Олар:
1) көрсетілетін қызметті берушінің кеңсесі арқылы (яғни, пошта және электрондық байланыс арқылы, сондай-ақ, архивке жеке өзі барған кезде);
2) «Азаматтарға арналған үкімет» мемлекеттік корпорациясы КЕАҚ арқылы;
3) «Электрондық үкіметтің» веб-порталы арқылы www.egov.kz.
Айта кету керек, «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелері немесе архивтік үзінділер беру» мемлекеттік қызметі халыққа тегін көрсетіледі.
Бүгінде Ақмола облысының мемлекеттік архиві мемлекеттік қызмет көрсету сапасын жақсартуға ерекше көңіл бөліп отыр. Облыстық мемлекеттік архивте өзіне-өзі қызмет көрсету бұрышы тұрақты негізде жұмыс істейді. Бұл үшін барлық тиісті техника сатып алынды, мамандар оқытылды. Архив қызметкерлері электрондық мемлекеттік қызметтердің артықшылықтарын түсіндіре отырып, әрбір өтініш берушімен жеке жұмыс жүргізеді, халыққа «электрондық үкіметтің» ақпараттық-анықтамалық веб-порталының мүмкіндіктері туралы кеңес береді. Мемлекеттік қызметті электрондық форматқа толық көшіру бойынша жан-жақты белсенді жұмыс сыбайлас жемқорлыққа қарсы күресте маңызды аспект болып табылады, сол арқылы архивтің осы бағыттағы қызметі азаматтардың Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының қызметіне деген сенімін арттыруға ықпал етеді.
Мемлекеттік қызметті алушылардан «Е-өтініш» ақпараттық жүйесі арқылы сұрау салулар түскен кезде мемлекеттік архив «Архивтік құжаттардың көшірмелері немесе архивтік үзінділер беру» мемлекеттік қызмет көрсету қағидаларына сілтеме жасай отырып, түсіндірме сипаттағы хатпен жауап береді, осы мемлекеттік қызметті алу үшін жоғарыда көрсетілген тәсілдерге жүгінуді ұсынады.
Қандай жағдайларда мемлекеттік архив көрсетілетін қызметті беруші ретінде Қазақстан Республикасының азаматтарына «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелері немесе архивтік үзінділер беру» мемлекеттік қызметін көрсетуден бас тарта алады? Біріншіден, мемлекеттік қызметті алу үшін ұсынған құжаттарда немесе олардағы деректерде мәліметтердің нақты болмауы жағдайында. Екіншіден, көрсетілетін қызметті алушының немесе мемлекеттік қызмет көрсету үшін ұсынылған қажетті материалдардың, объектілердің, деректер мен мәліметтердің «Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер туралы» Қазақстан Республикасы Заңының 19-1-бабында көрсетілген талаптарға сәйкес келмегенінде.
Қазір архивте «Цифрлық Қазақстан», «Архив-2025» мемлекеттік бағдарламалары шеңберінде заманауи ақпараттық технологиялар арқылы Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының архивтік құжаттарының кез-келген түріне қол жеткізуге мүмкіндік беретін бірыңғай электрондық архив құжаттарының ақпараттық жүйесі құрылды.
Архив саласы үшін заманауи ақпараттық технологияларды пайдалану басым және өзекті бағыт болып саналады. Демек, осыған күш сала отырып, алдағы уақытта да архивтердің қолжетімді болуы және адамдарға қызмет етуі үшін қолдан келгеннің бәрін жасауға ұмтыламыз.
Нәзира ИСЕНОВА,
Ақмола облыстық мемлекеттік архиві құжаттарды
пайдалану және және беру бөлімінің басшысы.
